Kako poslovati efikasnije, brže i jeftinije uz elektronske fakture?

Prošlo je više od 10 godina od kada se prvi put počelo pričati o elektronskom poslovanju u Srbiji. Čini se kao da vodene struje svetskih trendova koje dolaze Savom i Dunavom, nezaustavljivo nadiru, a mi nekako veslamo uzvodno… i stojimo u mestu, a onda navrat-nanos, umorni odustanemo i budemo odneseni nizvodno potpuno nesvesni da bi možda bilo lakše da smo odmah počeli da razmišljamo kako da „zajašemo“ trend i iskoristimo ga najbolje što možemo u svoju korist.

Jedan od tih talasa koji smo, izgleda, uspeli da uhvatimo jesu elektronske fakture.

Šta su elektronske fakture?

Vrlo jednostavno to su računi koji se izdaju, primaju i obrađuju isključivo elektronskim putem u skladu sa regulativom.

Malo statistike – upotreba elektronskih faktura

Elektronske fakture više nisu trend. Sa svih strana dolaze vesti kako je ova ili ona država proglasila elektronske fakture obaveznim. Naravno, to ne znači da su sve države i sve kompanije prešle na elektronsko fakturisanje, ali lideri u svojim oblastima su to svakako već uradili. U brojevima to izgleda ovako: na svetskom nivou preko 8% svih faktura koje se razmene su elektronske, a očekuje se rast od 20%; evropska statistika je još bolja: 24% svih faktura koje su razmenjene između kompanija i države su elektronske, a očekuje se rast od 22%. U apsolutnim brojevima to iznosi preko 170 milijardi faktura na svetskom nivou i oko 17 milijardi faktura na evropskom nivou. Kada govorimo o fizičkim licima, cifre su još impresivnije.

Očekuje se da će javni sektor u svim evropskim zemljama biti ključni pokretač promene ka elektronskom fakturisanju. Sve države su pod pritiskom štednje, optimizacije i efikasnosti tako da ne iznenađuje da želja da se upotrebom elektronskih faktura smanje troškovi ne samo izdavanja faktura već i svih ostalih povezanih troškova.

Zašto elektronske fakture?

Istraživanje evropske komisije u saradnji sa kompanijom Capgemini objavljeno 2011. godine pokazalo je da prosečni troškovi obrade jedne papirne fakture u Evropi iznose približno €30. Elektronske fakture uz automatizovani način slanja, obrade i prikupljanja faktura, za kupce i dobavljače mogu sniziti troškove po fakturi između 70% i 75%. To znači da se upotrebom elektronskih faktura može dostići ušteda od minimum € 20 po fakturi.

Dodatni pritisak za primenu elektronskih faktura vrše i veliki primaoci. Oni su veoma zainteresovani da umesto ogromnih troškova prijema, obrade i arhiviranja papirnih faktura počnu sa potpunom primenom elektronskih faktura i već uveliko vrše pritisak na svoje dobavljače. Za njih su uštede ogromne. Sa druge strane, imamo velike izdavaoce faktura koji žele da imaju jedinstven standard u primeni elektronskih faktura. Takav jedinstven standard im značajno smanjuje troškove integracije. Ove dve grupe, veliki izdavaoci i primaoci, generišu 40% svih faktura i njihov interes je jasan, bar kada su uštede u pitanju.

Male kompanije, a njih je preko 90% na tržištu proizvode ostalih 60% faktura. Za njih su uštede, takođe, veoma značajne, ali i problematične u isto vreme. Male kompanije ne mogu da priušte prihvatanje različitih standarda (ne isplati im se, odnosno uštede su anulirane troškovima implementacije različitih standarda), ne mogu da priušte i tehnički podrže povezivanje između brojnih partnera i, često, ne mogu da priušte velika ulaganja u obračunske/ERP sisteme. Dakle, male kompanije žele da ostvare uštede, ali ne žele (i ne mogu) da investiraju previše kako bi te uštede bile vidljive tokom dugog perioda korišćenja. One dakle prate. Prate šta rade veliki izdavaoci i primaoci i čekaju rešenja koje je adekvatno za njih. Jedno od interesantnijih rešenja koje se njima nekako prirodno nameće, jeste rešenje koje nadograđuje sistem koji već koriste, a to je elektronsko bankarstvo. Ako putem sistema za elektronsko bankarstvo mogu jednostavno primeniti elektronsko fakturisanje, onda mogu ostvariti navedene uštede, jer praktično ne ulažu mnogo, a ostvaruju sve prednosti elektronskih faktura.

Prednosti za izdavaoce faktura

Za izdavaoce faktura prednosti su mnogobrojne, a izdvajaju se ključne: poboljšanje efikasnosti u delu smanjenja grešaka u radu, automatsko usaglašavanje, više faktura plaćenih na vreme, kraće vreme za obradu faktura; smanjenje žalbi klijenata kroz smanjenje broja telefonskih razgovora; povećana kontrola i upravljanje novcem; automatski izveštaj o dostavi elektronske fakture. Ovo poslednje je veoma važno znajući da je jedan od najčešćih razloga neplaćanja ili prolongiranja plaćanja faktura rečenica: „nismo dobili vašu fakturu“, a pošta je na žalost u tom smislu veoma neefikasna.

Prednosti za primaoce faktura

Za primaoce faktura prednosti su slične: niži troškovi obrade fakture; nema ručnog slaganja, skeniranja, unosa podataka, opet smanjenje grešaka i uopšteno kraće vreme obrade fakture; manje grešaka u radu; efikasniji interni procesi: odobravanje faktura i plaćanje, automatizacija administrativnih procedura, poboljšan tok novca i izuzetno jednostavno arhiviranje elektronski dokumenata.

Modeli i formati

Postoji nekoliko modela i načina za primenu elektronskih faktura. Ovde ćemo pomenuti najčešće korišćene modele. U tom svetlu, razlikujemo suštinski dva modela elektronskih faktura: direktni (razmena elektronskih faktura bez posrednika) i indirektni (razmena elektronskih faktura sa posrednikom).

U direktnom modelu razlikujemo direktan model sa dobavljačem kod kojeg dobavljač šalje svim svojim kupcima elektronske fakture putem raznih kanala (web, email, SMS,…) i/ili obezbeđuje portal preko kog kupci mogu pregledati i preuzeti u odgovarajućem formatu ili formatima koje je dobavljač obezbedio (PDF, EDI, XML,…). Ovo je čest slučaj kod velikih izdavaoca faktura fizičkim licima: telekomunikacioni operateri, internet i hosting provajderi, javna preduzeća i sl. Sa druge strane direktnog modela imamo situaciju kada veliki primalac faktura obezbeđuje sistem za elektronski prijem faktura u definisanom formatu i koristi taj sistem za automatski unos u svoj poslovni sistem (ERP ili neki drugi). Na ovaj način veliki primaoci faktura ostvaruju značajne uštede i izbegavaju greške u unosu.

Kod indirektnog modela, modela sa posrednikom, najčešći je tzv. mrežni model, odnosno specijalizovan servis za razmenu elektronskih faktura. I izdavalac i primalac elektronskih faktura, u ovom slučaju, koriste jedinstveni interfejs ka specijalizovanom servisu. Specijalizovani servis obezbeđuje razmenu, slanje i isporuku, arhiviranje, autentičnost (putem kvalifikovanog elektronskog potpisa) i integritet. U ovom slučaju zadatak i izdavaoci i primaoca elektronskih faktura, nezavisno od njihove veličine, je da obezbede integraciju svojih postojećih poslovnih sistema sa formatom koji zahteva specijalizovani servis.

U Srbiji su trenutno na raspolaganju ili u pripremi, koliko smo uspeli da saznamo, tri ovakva specijalizovana servisa.

Kada govorimo o formatima elektronskih faktura, tu su najzastupljeniji PDF, EDI ili XML elektronski potpisan. Ono što je ovde važno naglasiti jeste činjenica da i drugi formati dolaze u obzir, ali i da nisu svi elektronski formati podložni uklapanju u definiciju elektronske fakture iz uvoda, iako se u praksi često sreću.

Da li moj poslovni softver podržava elektronske fakture?

Na ovo pitanje je teško dati jednoznačan i jednostavan odgovor. Kao i obično odgovor je zavisi i to od mnogo faktora. Prvo, zavisi koji model elektronskih faktura kompanija želi da primenjuje. Drugo, da li već koristi neki poslovni (računovodstveni ili ERP) softver za izradu faktura. Treće, da li i koliko kompanija želi da investira u elektronske fakture. Četvrto, sa kim kompanija uopšte može razmenjivati elektronske fakture (za tango – razmenu je potrebno najmanje dvoje). I tako dalje… Ovo su samo neka od pitanja na koje kompanije moraju naći odgovore pre početka primene elektronskih faktura.

Na kraju, elektronske fakture se mogu praviti i u dokumentu za obradu teksta, ali moraju zadovoljiti kriterijume definicije elektronskih faktura.

A kolike su uštede?

Da bismo mogli da izračunamo uštede, moramo prvo da identifikujemo gde se troši vreme i novac na strani izdavaoca računa i na strani primaoca računa. Na strani izdavaoca, računica kaže sledeće: imamo štampanje, kovertiranje i slanje, podsetnike za plaćanje, provizije i sl., arhiviranje. Kod elektronske faktura nemamo štampanje, kovertiranje i slanje a ostali troškovi su značajno niži i mogu u biti i do 60% niži po jednoj fakturi.

Na strani primaoca imamo: prijem, unos, provera i usaglašavanje, razrešenje neusaglašenosti, plaćanje i arhiviranje. Ove aktivnosti prave značajan trošak po jednoj fakturi. U slučaju elektronske fakture primanje i unos su automatizovani, a ostali troškovi su značajno niži i preko 60% po fakturi.

U proseku prelaskom na elektronsko fakturisanje izdavaoci i primaoci mogu uštedeti oko 60% od onoga što trenutno troše na ove operacije. (Izvor: Billentis Report 2014).

Kod nas je situacija vrlo slična. Samo na poštanskim troškovima kompanije mogu uštedeti poprilično novca. Ovo je naročito vidljivo kod velikog broja faktura. Primer: 2000 x 75 din = 150.000 (ako šaljete preporučeno) Inače je oko 70.000. Sa elektronskim fakturama je to oko 40.000 dinara, dakle od 50% do 300% uštede samo na poštanskim troškovima, papiru. Ne računajući troškove rada, pakovanja, odlaska na poštu i sl.

Čest problem, i na svetskom i evropskom nivou, a i kod nas, jeste u tome što se često ne znaju ovi troškovi. I tu svaki izdavalac i primalac mora uraditi svoju kalkulaciju.

Nije sve tako sjajno – gde su problemi

Problema, naravno, ima na raznim stranama. Iako se mnogo govori i radi na temu elektronskog poslovanja, rezultati izostaju. Ozbiljno je pitanje zašto je to tako.

U Srbiji je donet zakon o elektronskom dokumentu, elektronskom potpisu, a u pripremi je zakon o elektronskoj arhivi. Ipak, to se čini nedovoljnim, jer i povezani zakoni moraju biti usaglašeni sa ovim elektronskim zakonima.

Dodatno, i dalje ostaje pitanje standardizacije i usvajanja jedinstvenog formata za razmenu dokumenata. Ovo je problem i na svetskom nivou i nema jednostavnog i elegantnog rešenja, bar ne za sada.

I na jednoj i na drugoj strani

Uopšteno govoreći, svaka organizacije i izdaje i prima fakture. Tako da se uštede mogu ostvariti na obe strane. Analizom se može utvrditi koliko tačno svaka kompanija može uštedeti primenom elektronskih faktura. Na taj način, svaka kompanija može sa velikom sigurnošću utvrditi da li joj se proces implementacije i primene elektronskih faktura isplati i na koji period.

Ako imamo u vidu opšti trend snižavanja troškova i optimizacije poslovanja i poslovnih procesa, onda svakako trebamo imati u vidu i mogućnosti koje elektronske fakture pružaju.

Izvorno objavljeno u časopisu PC Press #218, strana 64 (PC#218)