Desk & Archive–organizacija dokumenata

Gost autor: Ivan Ičin (autor softvera Desk & Archive)

U svom iskustvu u poslovanju sam primetio određeni broj problema sa kojima se suočavaju ljudi koji rade sa velikim brojem dokumenata (u koje i sam spadam), pre svega office dokumenata, a koji se manifestuju u neefikasnom desktopu.

Sa aspekta korisnika, to se vidi kroz veliki broj nagomilanih stavki sa potpuno različitim funkcijama koji su pri tom haotično raspoređeni. U takvoj situaciji, desktop može uspešno vršiti samo jednu funkciju, a to je pozivanje često korišćenih stavki, jer ljudska bića raspolažu izuzetnom „prostornom memorijom“ koja omogućuje brzo identifikovanje ovakvih stavki bez obzira na haotično okruženje u kome se nalaze (između ostalog Windows 8 start ekran se zasniva na ovome). Međutim, na desktopu se nalaze još mnoge stavke koje se ne mogu efikasno koristiti i koje dovode do mnogih potencijalnih, a najčešće i praktičnih problema u vidu dokumenata koji su zaboravljeni i za koje potrebna aktivnost nije sprovedena.

U tom smislu, napravio sam softver Desk & Archive, fajl menadžer koji ove probleme rešava na sledeće načine:

• Windows Explorer prikazuje fajlove koji su definisani fasciklama ili bibliotekama, dok Desk & Archive smatra da su svi prikazi liste koje se mogu definisati pomoću određenih parametara, tako da je fascikla specijalni slučaj liste. Zahvaljujući tome u svakom trenutku je u postojeći prikaz moguće dodati sadržaj još jedne ili više fascikla, moguće je selektovati i otvoriti više fascikli odjednom bez potreba za definisanjem neke nove biblioteke
• Liste imaju i mogućnost pogleda kroz podfascikle, tako lista prikazuje fajlove iz njhovih podfascikla, uključujući i sve podfascikle svih podfascikla
• Desk ima ulogu novog desktopa sa ciljem da obuhvati sva kreirana i nezavršena dokumenta. Ovaj jednostavan koncept omogućava korisniku da bez dodatnog napora uvek ima pregled nezavršenih dokumenata. Pošto je on definisan kao lista, korisnik može uključiti sve fascikle u kojima kreira dokumente. Takođe, to omogućava i da npr njegov novi desktop bude fascikla u Dropboxu ili drugom cloud provajderu i da na taj način bude sinhronizovan među računarima.
• Slično Gmailu, omoguće je lako „čišćenje“ desktopa, jer se pritiskom na jedno dugme kompletirani fajl prebacuje u Archive, koja je takođe jedna lista koja može sadržati više fascikli, gde može biti definisano da se zavisno od fascikle u kome se fajl nalazio na Desku premešta u različitu fasciklu arhive.
• Prečice za startovanje programa koje su zatečene na desktopu su locirane u posebnom toolbaru i ne pojavljuju se na Desku. Prednost takvog koncepta je i što su uvek dostupne, bez obzira na otvorenu listu.
• Prečice za otvaranje fascikli sa desktopa su locirane u sidebaru, gde se može zakačiti i bilo koja lista i takođe ne opterećuju Desk
• Svaki fajl se može pretvoriti u template. Templates su dostupni iz New menija, čime se znatno rasterećuje Desk, jer se oni mogu nalaziti na bilo kom mestu na disku, a pristup je uvek jednostavan. Takođe postoji i komanda Edit as new file u toolbaru koja se može primeniti na bilo kom fajlu
• Implementiran je sistem Bookmarksa, takođe u cilju rasterećenja desktopa, tako da bi se fajlovima kojima se često pristupa, a koji ne predstavljaju nezavršene projekte moglo lako pristupiti bez obzira gde se nalaze
• Implementiran je sistem automatskih tabova, tako da korisnik može bez razmišljanja da otvara nove liste, a da se zatim lako vrati na prethodne bitne lokacije
• Za fajlove je dat tekstualni preview koji olakšava prepoznavanje dokumenata, a za fascikle je dat aktivni preview koji pored toga što prikazuje neke fajlove i podfascikle iz njenog sadržaja omogućuje i njihovo otvaranje kao i drag and drop iz samog previewa.

Program je za sada izdat na engleskom i na španskom jeziku. Razmatram i lokalizaciju na srpskom jeziku, imajući u vidu stanje na našem tržištu ne očekujem neku značajniju prodaju, ali ako bih dobio feedback da postoji bar 10ak zainteresovanih korisnika svakako bih uložio taj trud jer bi i meni bilo zanimljivo da neki ljudi koji ne znaju engleski mogu da vide program na našem jeziku, pa molim za komentare.

Za detalje pogledajte: http://www.deskandarchive.com/